Im Durchschnitt verbringen Büro-Arbeitende 20 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Das variiert natürlich nach Branche und Position. Gemäss einer Studie von Microsoft sind 47 Prozent der Zeit in Meetings unproduktiv. Gerundet: knapp 1 von 8 Stunden eines Arbeitstages ist nutzlos. Unnötige Kosten. Warum ist das so? Und wie kannst du das verhindern?

Schlechte Vorbereitung

Eine gute Traktandenliste kann Missverständnisse bereits vor der Sitzung aus dem Weg räumen. Nimm dir Zeit dafür und priorisiere die Vorbereitung. Hier kannst du lesen, wie man eine gute Traktandenliste schreibt.

Dasselbe gilt für die Installation der technischen Hilfsmittel. Es empfiehlt sich, ein paar Minuten vor Beginn im Sitzungszimmer zu sein, um Computer, Beamer und was du sonst brauchst, einzurichten.

Zu spät kommen

Teuer und unnötig. Ein Beispiel: Du lässt fünf Leute für 10 Minuten warten. 50 Minuten Aufwand, null Ertrag. Zudem vermittelst du damit, dass dir anderes wichtiger ist als das Meeting. Diese unbeabsichtigte Wertung der Besprechung ist bestimmt kein optimaler Start.

Zu viele Teilnehmende 

Wenn eine Person keinen Beitrag zum Sitzungsthema leisten kann und als Zuhörer oder Zuhörerin nicht unbedingt anwesend sein muss, gibt es nur eines: nicht einladen. Anstandseinladungen verstecken sich oft hinter Sätzen wie: «Sonst ist Michael beleidigt.» oder «Ich habe das ganze Team eingeladen, ausser Michaela. Sie gehört also auch dazu». Eine kurze Klärung mit den betreffenden Mitarbeitenden genügt oft. Es ist nämlich auch frustrierend, eine Stunde in einem Meeting zu sitzen und nichts beitragen zu können.

Firmen, die Home-Office-Modelle anbieten, können Webmeetings machen. So können Reisekosten gespart werden.

Ablenkungen/Multitasking

Immer online, immer erreichbar, immer up to date. Im Zeitalter von Smartphones und Co. wird man leicht dazu verleitet, auch während Sitzungen zum Handy zu greifen. Es gibt Firmen, die ein Handyverbot oder gar ein Geräteverbot für Meetings ausgesprochen haben. Damit das nicht nötig wird, lohnt es sich, als gutes Vorbild voranzugehen. Schalte das Handy auf «stumm» und leg es während der Sitzung weg.

Auch offline lauern Ablenkungsfallen. Vermeide Gespräche, in denen der Fokus verloren geht. Das kostet Zeit. Kleiner Tipp: Halte ein Notizblock bereit für diese zwar ablenkenden aber oft guten Ideen, damit sie später aufgegriffen werden können.

Schlechte Moderation

Als ModeratorIn sollten dir die Ziele der Sitzung und der Zeitrahmen klar sein. Wird eine Diskussion unproduktiv, kannst du freundlich und gezielt intervenieren. So sparst du Zeit.

Unklare Endzeit

Definiere immer vor dem Meeting, wann dieses enden wird. Die Dauer des Meetings gehört auch auf die Traktandenliste.

Unzufriedenheit

Unzufriedenheit kostet: Müssen sich Teilnehmende – weil das Meeting ungenügend vorbereitet oder schlecht durchgeführt worden ist – erst einmal erholen und den Frust von der Seele reden, geht dabei
«produktive» Zeit verloren. Mehr dazu liest du hier.

Orientiere dich an diesen Tipps und du verhinderst, dass die Meetings deiner Firma unnötig teuer werden.

Doch was, wenn du das Meeting nicht beeinflussen kannst? Überlege dir doch auch als TeilnehmerIn, ob man beim Meeting Kosten sparen kann. Du bist eingeladen und merkst, dass deine Anwesenheit an der Sitzung nicht erforderlich ist? Das wird teuer! Nicht hingehen, sagt David Grady. Hier gibt’s mehr dazu.