Traktandenliste, frühzeitige Einladung an die richtigen Leute, genaue Kommunikation. Alles schon mal gehört und alles korrekt. Aber etwas wird oft vergessen.

Neulich habe ich dieses Sprichwort gelesen:

«People will forget what you said. People will forget what you did. But people will never forget how you made them feel.»

Maya Angelou

Deutsch: Leute werden vergessen, was du gesagt hast. Sie werden vergessen, was du getan hast. Aber sie werden nie vergessen, welches Gefühl du ihnen gegeben hast.

Da wurde mir klar: Der Schlüssel zu einem guten Meeting ist die Vorbereitung. Wie fühlen sich Teilnehmende bei der Einladung, wenn sie den Sitzungsraum betreten? Und während der Sitzung? Mit welcher Haltung verlassen sie die Sitzung? In jeder Etappe der Sitzung hast du als Leiter die Chance den Teilnehmenden emotional zu binden. Wie kannst du das erreichen?

Phase 1 – Motivierend einladen und vorbereiten

Anstelle eines Mails an alle mal persönliche Mails schreiben. Wer sich persönlich verbunden und angesprochen fühlt, ist aktiver. Dieses Prinzip funktioniert nicht nur in der Werbung.

Auch die besten Arbeitskollegen der Welt haben mal keine Lust. Auch die nettesten Kolleginnen sind mal schlecht drauf. Das schlägt auch mal auf die Stimmung an Meetings.

Umso wichtiger, dass du Verantwortung übernimmst und Grund zur Freude am Meeting bietest.

Start with why

Jede Handlung hat eine Intention. Beantworte vor oder spätestens zu Beginn des Meetings die Frage «Warum ist das Meeting relevant und was ist unser Ziel?».

Start with why ist übrigens ein Konzept aus dem Marketing. Dazu gibt es hier einen legendären TEDTalk von Simon Sinek.

Phase 2 – Während der Sitzung

Danke sagen

Wir alle mögen es, wenn unsere Arbeit gesehen und geschätzt wird. Nimm Beiträge wertschätzend auf, sorge dafür, dass ein gutes Kommunikationsklima herrscht und mit Respekt diskutiert oder auch mal debattiert wird. Manchmal braucht es schlichtende, manchmal wertschätzende Worte, hin und wieder musst du eingreifen, damit der rote Faden nicht verloren geht und auch eine gesunde Prise Humor tut einer Sitzung gut. Achte darauf, dass Zeitrahmen eingehalten werden und die Sitzung produktiv ist. Ansonsten entsteht Frust und dieser bleibt hängen. So kommen sie auch beim nächsten Mal gerne wieder.

Phase 3 – Sitzungsabschluss

Vergiss nicht, dich für die aktive Teilnahme zu bedanken! Jetzt hast du die Gelegenheit die Teilnehmenden für die Umsetzung des Besprochenen zu motivieren.

Zwischenmenschliche Beziehungen können Wunder wirken. Nimm dir bewusst Zeit, auch ausserhalb von Meetings, für einen Kaffee, für nette Gespräche und um nachzufragen, wie’s geht. Dazu gibt es übrigens schon einen Beitrag. 

Wie setzt du das um? Teile deine Idee doch in den Kommentaren.