Überall bekannt, mancherorts belächelt, andernorts penibel genau geführt – die Traktandenliste. Mit diesen fünf einfachen Schritten und unserer übersichtlichen Vorlage kannst du schnell eine hilfreiche Traktandenliste erstellen.

1. Vorausdenken

Immer die Traktandenliste vor dem Meeting versenden. So können sich alle vorbereiten, die Traktanden durchlesen und Missverständnisse eher ausgeschlossen werden.

Mein Tipp: Am besten rund drei Tage vorher ein Mail mit den Traktanden versenden. Alle sollen die Traktandenliste anschauen. Wenn du im Mail nur ein Minimum an Informationen verpackst, sind die Teilnehmenden gezwungen, das Dokument zu öffnen und anzuschauen.

2. Wer? Wo? Wann?

Kurzinfos nie weglassen. Sie dienen der Orientierung und interessieren alle.
Am wichtigsten: Zeit und Dauer, Ort und Teilnehmer/innen.

3. Jedes «Warum» hat sein «Darum».

In ein bis zwei Sätzen erklären, warum das Meeting stattfindet. So wird ein klares Ziel sichtbar. Zudem werden alle Teilnehmenden motiviert, mitzumachen. Mehr zum Thema Zielsetzung findest du hier.

4. Spur halten

Ohne Umwege zum Ziel. Dafür sorgt eine durchdachte Prioritätenliste. Sortiere die Diskussionsthemen von wichtig nach unwichtig. Schreibe für jeden Punkt ein Zeitfenster auf. So wird das Meeting nicht zu lange dauern.

5. Sinnvolle Rollenverteilung

Teile die Verantwortung mit den Teilnehmenden. Hier drei Beispiele:

1. Zeitstopper/in
   Bei Punkt 4 hast du für jedes Traktandum ein Zeitfenster geplant. Beauftrage jemanden, die Zeit im Griff zu behalten.
2. Schreiberling
   Jemand soll wichtige Punkte aufschreiben und die Ergebnisse festhalten. Am Schluss erhältst du die Notizen zur Nachbearbeitung.
3. Leiter/in
   Du bist wichtig als Gesprächsleiter/in. Gezielt nachfragen, alle aktiv involvieren und durch die Themen führen. Das ist deine Aufgabe. Pack sie an!

So gehts noch leichter! Unsere Vorlage verhilft dir zu einer schnellen und guten Traktandenliste: