Sommerzeit – schön – aber manchmal nervig. Gelegentlich beinhaltet sie nämlich schlecht organisierte, anstrengende und zeitfressende Ferienvertretungen. Aber – es geht auch anders: Vorbereitung ist alles! Mit diesen sechs Schritten ersparst du deinen Mitarbeitenden viel Stress und du kannst deine Ferien richtig geniessen.

1 Verantwortung klären

Wer ist zuständig für die Regelung deiner Ferienabwesenheit? Wer wird dich vertreten? Mit wem musst du deine Ferien vereinbaren? Diese Fragen sollten eigentlich in deinem Pflichtenheft beantwortet sein. Aber in der Praxis ist das Ganze oft unklar.

To do: Kläre ab, wann du deine Ferien beziehen kannst und wer davon betroffen ist.

2 Priorisieren

Vielleicht gibt es ein Projekt, das über die Ferien liegen bleiben kann, wenn man im Voraus gut plant und vorarbeitet. Hier gilt: Selbst denken! Kunden sind oft flexibler, wenn man schon eine mögliche Lösung präsentiert: «Schauen Sie, ich bin in zwei Wochen in den Ferien. Aber ich dachte, dass ich X schon in der Woche davor erledigen könnte. Dann widme ich mich der Aufgabe Y, wenn ich zurück bin. Passt das für euch?». Das zeigt auch, dass es dir nicht egal ist, was während deiner Abwesenheit passiert.

Wenn es eine Aufgabe gibt, die während deiner Abwesenheit abgeschlossen werden muss, kannst du dich schon darum kümmern. Überlege dir, wer aus deinem Team geeignet dafür ist oder besprich das Thema mit deinem Vorgesetzten.

To do: Herausfinden, was während der Ferien gemacht werden muss. Lösungen finden für alle Knackpunkte.

3 Der frühe Vogel …

… macht es allen leichter! Informiere alle Betroffenen rechtzeitig. Das gilt nicht nur für interne Kontakte, sondern auch für Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner/innen. Besser noch, wenn du über die Alternativen informieren kannst, die du unter Punkt zwei ausgearbeitet hast.

To do: Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner/innen informieren.

4 Ordnung ist die halbe Miete

Erstelle eine saubere Ordnerstruktur. Dabei musst du beachten, dass deine Art etwas zu ordnen unter Umständen nicht für alle logisch ist. Stell dir die Frage: Wie praktisch ist diese Liste/dieser Ordner für jene, die nicht täglich an meinem Platz arbeiten?

Bestimmt ist deine Vertretung auch dankbar für eine übersichtliche Aufgabenliste. Am einfachsten sortiert nach Prioritäten und Deadlines. Das verschafft ihr und eventuell anderen Mitarbeitenden nicht nur Übersicht, sondern auch Sicherheit.

To do: Aufräumen und Aufgabenliste schreiben.

5 Notfall? Kein Problem!

Gerade in Kaderpositionen ist es schwierig, während der Ferien komplett unerreichbar zu sein. Informiere deine Mitarbeitenden, ob und wie du erreichbar bist. Wenn du nicht erreichbar bist, dann gib alternative Ansprechpersonen an, die du vorher darüber informierst. Du kannst auch Präferenzen formulieren. Zum Beispiel: «Wenn was ist, schreibt mir eine Mail. Ich werde sie einmal täglich lesen.». Wenn ein ganz wichtiges Projekt ansteht, kannst du deine Verfügbarkeit auch auf dieses beschränken: «Ich bin grundsätzlich weg während der zwei Wochen. Aber wenn etwas ist wegen Projekt X, dann dürft ihr mich anrufen.»

Wenn während deiner Abwesenheit Meetings anstehen, entscheide ob du vertreten werden sollst oder ob das Meeting ohne dich stattfinden kann. Gerade Projektsitzungen oder regelmässige Meetings finden auch in deiner Abwesenheit statt. Sorge dafür, dass dein Input rechtzeitig beim Sitzungsverantwortlichen landet. Achte darauf, dass dein Beitrag klar und strukturiert ist, so dass auch andere damit etwas anfangen können.
So können die anderen produktive Meetings halten, auch wenn du währenddessen am Strand liegst.

To do: Mitarbeitende informieren: Ob und wie bist du erreichbar während der Ferien? Am besten schriftlich, damit alle bei Bedarf die Info abrufen können.

6 Der letzte Tag

Für viele ein Horror-Arbeitstag: Der letzte Tag vor den Ferien. Viel zu tun, alle wollen etwas von dir, noch kurz bevor du weg bist. Am besten hältst du dir diesen Tag so frei wie möglich. So hast du Zeit für alle Fragen und letzte Vorbereitungen.

Am Ende dieses Tages steht noch das Einrichten oder Aktivieren der E-Mail-Auto-Antwort an. Dort muss rein:

• Bis wann du weg bist.
• Ob die Mail während deiner Abwesenheit gelesen wird.
• Wen man alternativ kontaktieren kann (oder wie man dich im Notfall erreicht).

To do: Zeit reservieren für die letzten Vorbereitungen, E-Mail-Auto-Antwort einrichten.

Alles, was es jetzt noch zu tun gibt: Computer aus, Koffer packen, ab in den Urlaub!