Wie schön das war! Schon in den ersten 10 Minuten der Sitzung fühlten alle die Dynamik. Das Thema begeisterte und war dermassen aktuell, dass die Teilnehmenden regelrecht sprühten vor Engagement. Der Funke war übergesprungen. Die Teilnehmenden waren «entflammt». Fazit: Eine ergebnisreiche, tolle Sitzung.

Zufrieden gehe ich nach der Sitzung meine Notizen durch und frage mich: «Wie haben wir das erreicht? Was war der Grund für diese positive Sitzungsdynamik?“

Thema

Sicherlich begeistert nicht jedes Thema gleich. Aber auch unbeliebte Themen können durch eine gute Struktur und dank positiven Erfahrungen aus vergangenen Sitzungen eine gute Dynamik erhalten. Sitzungen mit unbeliebten Themen müssen besonders sorgfältig vorbereitet und nachbearbeitet werden.

Sorge als Sitzungsleiter/in dafür, dass die Entscheidungen Hand und Fuss haben. Mache Nägel mit Köpfen. Nichts fühlt sich besser an, als ein leidiges Thema, das mit einer sicher getroffenen Entscheidung abgehakt werden kann. Das schafft Luft und macht die Sitzung sinnvoll und nachhaltig.

Die richtigen Teilnehmer/innen einladen

Scheint einfach. Aber unterschätze diesen Faktor nicht. Überlege dir gut, wer zu welchem Thema ins Sitzungszimmer gehört. Teilnehmer/innen, die zu wenig beteiligt sind, sind nicht «entflammbar». Egal wie spannend das Thema sein mag. Solche Teilnehmer/innen bremsen die Dynamik. Mehr dazu im Artikel von Dr. iur. Thomas Troger.

Flexibilität im Programm

Eine gut vorbereitete Agenda ist da A und O jeder Sitzung. Man sollte sie als roten Faden im Auge behalten. Aber die Agenda sollte nicht zum Klotz am Bein werden. Wichtige Diskussionen benötigen Raum, manchmal mehr als man im Vorhinein denkt. Stoppe keine gute und zielführende Diskussion, nur um an der Agenda festzuhalten. Es braucht ein gutes Augenmass. Wenn der Stein ins Rollen kommt und dann gestoppt wird, kommt er später nur schwer wieder in Gang. Handkehrum müssen Diskussionen, die den Rahmen sprengen, rechtzeitig unterbrochen werden, wenn das Ziel der Besprechung gefährdet ist.

Gut vorbereitete Teilnehmer/innen

Wenn sich gut vorbereitete Fachleute in einem Meeting zusammenfinden, stehen die Vorzeichen gut. Alle wissen, worum es geht, kennen die Erwartungen und sehen das Ziel, das angestrebt wird. Dieses Wissen setzt «Kräfte» frei. Vorbereitete Teilnehmende haben alle Ressourcen zur Verfügung, um aktiv am Meeting teilzunehmen. Sie müssen die schlechte Vorbereitung nicht während des Meetings kompensieren.

Was sind eure Erfahrungen? Welche Tipps habt ihr, damit Sitzungen erfolgreich durchgeführt werden können?