Ich muss es jetzt loswerden: Ich hasse Sitzungsnachbereitung. Und das nicht, weil die Sitzung ergebnislos gewesen wäre. Sondern weil ich meine Notizen einfach nicht mehr verstehe. Meine Kolleginnen und Kollegen wirken diesbezüglich immer souverän. Haben es alle anderen im Griff oder spricht einfach niemand darüber?

Gestern war ein überfüllter Tag. Um neun Uhr ging es los und es reihte sich Sitzung an Sitzung, Besprechung an Besprechung. Immer mit dabei meine Notizen, meine Unterlagen, mein Gedächtnis in Papierform über Besprochenes und zu Besprechendes.

Am Abend dann gleich der nächste Termin. Und null Zeit, das Ganze sauber zu strukturieren. Ehrlicherweise frage ich mich aber gerade, ob es – wenn ich Zeit gehabt hätte – vielleicht dann doch an der Disziplin gescheitert wäre …?

Jetzt habe ich den Salat. «The Day After», oder wie ich es nenne, meinen hässlichen «Sitzungskater». Ich habe mir wirklich Mühe gegeben und fleissig Notizen gemacht. Und doch sinniere ich jetzt seit sage und schreibe 15 Minuten über ein Stichwort in meinen Unterlagen: ‹Was war das nochmals, was in diesem Zusammenhang gesagt und entschieden wurde? – Mist!› Und genau von dieser Besprechung wird es kein Protokoll geben. Mühsam versuche ich zu rekonstruieren. In meinen Gedanken reiht sich Aussage an Aussage, aber wie war nochmals der Kontext?

Ich bin wieder in die Falle getappt und zwar in die meiner eigenen, offensichtlich ungenügenden Notizen. Es ist mühsam und ich ärgere mich über mich selbst. Ich weiss, ich kann das irgendwie schon deichseln und werde es wohl hinkriegen. Aber wieso mache ich immer wieder denselben Fehler??

Falls es dir hin und wieder gleich geht, gibt es nur den folgenden Lösungsansatz, den ich mir gleich selber hinter die Ohren schreibe:

• Stichworte so formulieren, dass man sie auch am nächsten Tag versteht
• Verlass dich nicht auf dein Gedächtnis!
• Notiz immer mit konkreter Entscheidung, Aufgabe und Kontext
• Reserviere dir Zeit für die Nachbearbeitung: So bald wie möglich!

Ein gutes Meetingtool, welches dem Besprochenen die nötige Struktur und Nachhaltigkeit geben kann, wird bei diesem Problem helfen. Aber trotzdem ist es wichtig, sich weiterzuentwickeln. Schliesslich ist jedes Tool nur so gut wie sein Anwender.